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¿Cómo organizar un evento profesionalmente?

Organizar un evento es una tarea que a todos nos puede tocar en un momento dado, por lo cual consideramos que tener una referencia de cómo se trabaja su organización de manera profesional puede ser un buen aporte para cuando esté inmerso en la tarea. He aquí algunas cuestiones a considerar:

Como organizador, descubrir la finalidad que persigue el evento a organizar, es la primera clave del éxito. Para ello es importante tener un “brief”.  El brief es un documento en el que se detallan las indicaciones, recomendaciones y consignas relativas al evento, se refiere a la información previa que entrega el cliente al organizador del evento y es la base sobre la cual empieza a trabajar este último.

Una vez claro el tipo de evento que va a encarar el organizador (evento simple, complejo, nacional, internacional, abierto, cerrado, celebración, etc.) el siguiente paso consiste en elegir fechas. En general, se aconseja no elegir una fecha que coincida con una celebración religiosa, fechas patrias, ni víspera de feriados, para así no comprometer la asistencia de los invitados. En cuanto a los horarios, en general, los eventos que empiezan a partir de las 18 horas en días laborales son más exitosos ya que logran una mejor participación de los invitados. Durante los fines de semana cuando suceden los eventos vinculados con celebraciones institucionales o sociales y de motivación e integración cultural, los primeros se organizan en torno a un almuerzo o cena y los segundos son celebrados durante toda la jornada.

La elección de la sede es un factor clave en la organización de un evento, el cual depende entre otros factores a las posibilidades presupuestarias, motivo y tipo de evento.  La sede más apropiada se elige considerando la ubicación geográfica, características de infraestructura, confort que brindan las instalaciones y la imagen y categoría que transmite quien lo organiza. Si se elige una sede en el exterior deben considerarse los factores relacionados al transporte, analizar las posibilidades y limitaciones que representa el desplazamiento de los asistentes a ese país, el hospedaje, reservas de vuelos y las atracciones y seguridad con que cuenta la ciudad que va a albergar a los invitados.

El siguiente paso consiste en establecer la composición y el número de participantes con la mayor precisión y antelación posible porque en función de ellos se determinarán muchas de las actividades posteriores, por ejemplo el envío de invitaciones.  La elección del tipo de invitación y forma de envío está asociada con la categoría del invitado y la clase de evento que se promueve.

Un evento se compone de diferentes actividades, por lo cual programar cada una de ellas es fundamental para el organizador. Por ejemplo en un evento puede haber tareas vinculadas a la apertura del mismo, después otras vinculadas a su desarrollo y a su cierre. El organizador debe tener claro quien va a hacer cada cosa en el momento oportuno, de manera de coordinar su óptimo desarrollo.

Hay otras tantas cosas que debe cuidar quien organiza un evento profesionalmente,  aquí hemos enumerado algunas de ellas que esperamos te hayan sido útiles!

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